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Posts Tagged ‘Ulrich Kampffmeyer’

Records Management – Keep it simple and intuitive!

November 28, 2012 3 Kommentare

Unter diesem Motto stand die 6. Records Management Fachtagung, veranstaltet von der Project Consult, dieses Mal in Frankfurt/Offenbach am 27.11.2011 (Programm, Dokumentation).

Eigentlich ist das Thema Schriftgutmanagement, der alternative Begriff für Records Management (RM) im Deutsch-sprachigen Raum, ein eher trockenes. Die Vortragenden ware allerings in der erfreulichen Lage, über die unterschiedlichen Aspekte immer wieder die Lacher auf ihre Seite zu bringen. Für mich also ein gelungener Tag, um mich darüber zu informieren, was neben aktuellen Standards seitens der Hersteller im Kontext von SAP, SharePoint, dem Internet als auch ganz schnöde, der Ablage von Papier zu wissen gibt.

Im Folgenden ein Kurzprotokoll zu den wichtigsten Aha´s:

Einführung

 

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult, führte zunächst in das Thema ein. Er machte klar, dass RM primär ein Verfahren mit viel Disziplin ist, eine Führungsaufgabe auf Basis eines Unternehmensleitfadens (Policy). Die anfallenden Aufgaben können elektronisch unterstützt werden. Und müssen auch, wenn Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht werden. Denn diese Dokumente sind im Original aufzubewahren.

Aufbewahrung folgt externen Gesetzen und internen Regularien als auch historischen Zwecken.

Historie

Mit der Erfindung der Schrift vor ca. 5.000 Jahre erfolgte die Tradierung von Wissen nicht mehr nur mündlich. Das Dokument war mit erfunden. Ihre Aufbewahrung musste organisiert wird. Die damals gefundene Ablageordnung wird auch heute noch Weiterlesen …

Über die Gratwanderung zwischen Chaos und Ordnung im Information Management und einen notwendigen kulturellen Wandel #ITBDMS #ECM

Oktober 24, 2012 4 Kommentare

Ich war gestern auf der DMSExpo in Stuttgart. Es ist die Hauptmesse der Branche für die Verwaltung unstrukturierter Informationen (Content). Waren es bisher gescannte Dokumente, Office-Dateien, elektronische Fomulare oder E-Mails, so kommen nun auch noch die Web-Seiten selbst hinzu.

Dr. Urlich Kampffmeier, Geschäftsführer der Project Consult

Dr. Urlich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult

In seiner Keynote sprach auch Dr. Ulrich Kampffmeyer den sich vollziehenden kulturellen Wandel an, wie ich ihn in meinem letzten Artikel beleuchtete. Aufgrund der Unmengen an produzierten Daten und den immer schneller werdenden Zyklen an Technologien als auch Geschäftsmodellen ist er der Meinung, dass der Wandel nicht mehr technologisch zu bewältigen sei. Es braucht zunehmend eine Kultur (Culture) des Vertrauens. Seine Argumentationskette dazu möchte ich im Folgenden nachzeichnen.

Ordnen von Steintafeln und Papier

Als wir unsere Geschäftsdokumente noch auf Steintafeln oder Papier schrieben und archivierten, haben wir sie geordnet. Etwas zu ordnen ist rein menschlich, hat es doch was mit Energie sparen zu tun. Denn, was ich immer in gleicher Weise tue, ist energetisch günstiger. So hat sich in der Neuzeit der Bürodreikampf entwickelt: Falten, Lochen, Abheften.

Ordnen elektronisch und Metadatensuche

Und weil wir über lange Jahre unsere Akten in Lagern, Regalen, Aktenordner mit Registern verwaltet haben, hat sich das auch im Dateimanager unserer Betriebssysteme niedergeschlagen. Und in der nächsten Stufe auch in den elektronischen Aktenanwendungen (DMS, eArchive). Letztere mit dem Vorteil von durchsuchbaren Metadaten, verbesserten Zugriffsrechten und Aufbewahrungspflichten.

Google-Suchen und Enterprise Search

Während die ECM-/DM-Systeme noch Suchmasken mit Feldern für die einzelnen Metadaten anboten, ist mit Einzug der Suchmaschienen ein neue Suchkultur eingezogen: Ein Suchfeld reicht aus(?). Ungelöst sieht Herr Kampffmeier noch das Suchen mit Einschluss anderer Sprachen. So würden inzwischen Informationen auf Chinesisch von 40% im Internet ausmachen, aber bisher nicht berücksichtigt.

Ordnen versus Chaos

Es ist offensichtlich, dass das Suchen im ungeordneten Chaos des Internets eine große Weiterlesen …

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