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Über die Gratwanderung zwischen Chaos und Ordnung im Information Management und einen notwendigen kulturellen Wandel #ITBDMS #ECM

Oktober 24, 2012 4 Kommentare

Ich war gestern auf der DMSExpo in Stuttgart. Es ist die Hauptmesse der Branche für die Verwaltung unstrukturierter Informationen (Content). Waren es bisher gescannte Dokumente, Office-Dateien, elektronische Fomulare oder E-Mails, so kommen nun auch noch die Web-Seiten selbst hinzu.

Dr. Urlich Kampffmeier, Geschäftsführer der Project Consult

Dr. Urlich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult

In seiner Keynote sprach auch Dr. Ulrich Kampffmeyer den sich vollziehenden kulturellen Wandel an, wie ich ihn in meinem letzten Artikel beleuchtete. Aufgrund der Unmengen an produzierten Daten und den immer schneller werdenden Zyklen an Technologien als auch Geschäftsmodellen ist er der Meinung, dass der Wandel nicht mehr technologisch zu bewältigen sei. Es braucht zunehmend eine Kultur (Culture) des Vertrauens. Seine Argumentationskette dazu möchte ich im Folgenden nachzeichnen.

Ordnen von Steintafeln und Papier

Als wir unsere Geschäftsdokumente noch auf Steintafeln oder Papier schrieben und archivierten, haben wir sie geordnet. Etwas zu ordnen ist rein menschlich, hat es doch was mit Energie sparen zu tun. Denn, was ich immer in gleicher Weise tue, ist energetisch günstiger. So hat sich in der Neuzeit der Bürodreikampf entwickelt: Falten, Lochen, Abheften.

Ordnen elektronisch und Metadatensuche

Und weil wir über lange Jahre unsere Akten in Lagern, Regalen, Aktenordner mit Registern verwaltet haben, hat sich das auch im Dateimanager unserer Betriebssysteme niedergeschlagen. Und in der nächsten Stufe auch in den elektronischen Aktenanwendungen (DMS, eArchive). Letztere mit dem Vorteil von durchsuchbaren Metadaten, verbesserten Zugriffsrechten und Aufbewahrungspflichten.

Google-Suchen und Enterprise Search

Während die ECM-/DM-Systeme noch Suchmasken mit Feldern für die einzelnen Metadaten anboten, ist mit Einzug der Suchmaschienen ein neue Suchkultur eingezogen: Ein Suchfeld reicht aus(?). Ungelöst sieht Herr Kampffmeier noch das Suchen mit Einschluss anderer Sprachen. So würden inzwischen Informationen auf Chinesisch von 40% im Internet ausmachen, aber bisher nicht berücksichtigt.

Ordnen versus Chaos

Es ist offensichtlich, dass das Suchen im ungeordneten Chaos des Internets eine große Weiterlesen …

Über die aktuelle Transformation unserer Gesellschaft, Ordnung versus Chaos

Ich habe gerade einen längeren Kommentar geschrieben als eine Antwort auf einen Artikel, der das Thema Ordnung aufgriff im Kontext von Records Management (kurz: Aufbewahrung von geschäftlicher Kommunikation aufgrund von Regularien) und Enterprise Search. Es geht um die Frage, ob Informationen von den Menschen geordnet abgelegt werden sollen (kostet Energie) oder ob gescheite Such-Software im Streitfall in der Lage ist, ungeordnet abgelegte Information doch vollständig wieder zu finden.

Da ich inzwischen davon ausgehe, dass wir mitten in einer gesellschaftlichen Transformation stecken, bin ich der Meinung, dass das Thema rechtliche Aufbewahrung mit der Transformation von der Konkurrenz- in die Kooperationsgesellschaft gegessen sein sollte. Hier ist mein Text:

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Lieber Uli,

erst einmal möchte ich Dir für diesen sowohl inhaltlich als auch stilistisch sehr gelungenen Artikel danken, insbesondere für den Link eingangs, denn diskutiere ich über Ordnung und Unordnung unseres Kosmos seit ein paar Wochen auch auf meinem privaten Blog und habe Weiterlesen …

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