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Records Management – Keep it simple and intuitive!

Unter diesem Motto stand die 6. Records Management Fachtagung, veranstaltet von der Project Consult, dieses Mal in Frankfurt/Offenbach am 27.11.2011 (Programm, Dokumentation).

Eigentlich ist das Thema Schriftgutmanagement, der alternative Begriff für Records Management (RM) im Deutsch-sprachigen Raum, ein eher trockenes. Die Vortragenden ware allerings in der erfreulichen Lage, über die unterschiedlichen Aspekte immer wieder die Lacher auf ihre Seite zu bringen. Für mich also ein gelungener Tag, um mich darüber zu informieren, was neben aktuellen Standards seitens der Hersteller im Kontext von SAP, SharePoint, dem Internet als auch ganz schnöde, der Ablage von Papier zu wissen gibt.

Im Folgenden ein Kurzprotokoll zu den wichtigsten Aha´s:

Einführung

 

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult, führte zunächst in das Thema ein. Er machte klar, dass RM primär ein Verfahren mit viel Disziplin ist, eine Führungsaufgabe auf Basis eines Unternehmensleitfadens (Policy). Die anfallenden Aufgaben können elektronisch unterstützt werden. Und müssen auch, wenn Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht werden. Denn diese Dokumente sind im Original aufzubewahren.

Aufbewahrung folgt externen Gesetzen und internen Regularien als auch historischen Zwecken.

Historie

Mit der Erfindung der Schrift vor ca. 5.000 Jahre erfolgte die Tradierung von Wissen nicht mehr nur mündlich. Das Dokument war mit erfunden. Ihre Aufbewahrung musste organisiert wird. Die damals gefundene Ablageordnung wird auch heute noch genutzt, auch elektronisch. In Form von hierarchischen Strukturen, siehe die visuelle Darstellung der Dateisystems des Rechners auf dem Bildschirm.

Mit Übergang von der physischen in die elektronische Welt ist nun alles nur noch Kopie und flüchtig, und stellt damit besondere Herausforderungen an die Aufbewahrung.

Ohne Ordnung kein Records Management!

RM ist Ordnung schaffen für Andere. Damit auch Kollegen mit der Information arbeiten können. Wenn ich mal im Urlaub bin oder wenn ich das Unternehmen schon verlassen habe.

Herausforderung: wie überzeuge ich Menschen dazu, Ordnung zu halten, wo sie selbst auf den ersetn Block direkt keinen Nutzen haben? Wer aber weiß, dass die Suchzeiten nach Informationen, und das ist der wirklich größte Kostenblock, über die ganze Firma bei guter systematischer Ablage stark reduziert werden kann, wird den Wettbewerbsvorteil erkennen und mitmachen (so die Hoffnung?).

Standards

Da gibt es einen ganzen Sack voll, international, national, alte und auch neue. Irgendwie ein Verhau und wenig übersichtlich. Daher nur wesentliche Ausschnitte aus den wichtigsten:

ISO 15489 – Definition des Records: „Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.“

ISO 30300: Das ist neu und es wird der Begriff des Assets eingeführt, sprich der Record ist etwas von Wert für das Unternehmen und es geht um seinen Inhalt.

Vorschlag

Wir sollten in Deutschland  statt des Begriffs „Schriftgutverwaltung“ den besser verständlichen Begriff des Records Managements Systems verwenden. „System“ im Sinne von Systematik, u.a. auch in Bezug auf ethische Aspekte.

Pragmatismus

Und das folgende Standard macht mir Freude (meine Kommentierungen), denn hier kommt mal was Pragmatisches daher. Warum müssen wir immer unendlich stark differenzieren, wenn es doch reicht, ein paar knackige Prinzipien herzunehmen? So ist Jeder in der Lage, in Bezug auf seine spezielle Umgebung die passenden Maßnahmen zu ergreifen. Oder? Hier sind sie, „elegant und sexy“:

GARP – Generally Accepted Record Keeping Principles

GARP ist ein Satz von 8 Grundsätzen, aufgestellten von Archivaren, hier durch kurze Überblick:

GARP - die 8 Prinzipien

GARP – die 8 Prinzipien

Aktuelle Herausforderungen

  1. Suchen statt ordnen? Frei Googeln statt anhand von Attributen suchen?
    Ohne Ordnung wissen wir nicht, ob das was wir finden könnten, auch wirklich gefunden wird. Daher werden wir wohl um ein gut durchdachtes Ablegen auch weiterhin nicht auskommen.
  2. 2.       Rasant exponentiell wachsende Datenbestände ( Big Data) und keine Konzept für Redundanzvermeidung
    Die exponential Kurve sieht übel aus. Wir werden von Informationen überschüttet und ertrinken. Es wird immer mehr darauf ankommen, sich vor der Überflutung zu schützen und die Spreu vom Weizen zu trennen, sprich das Aufbewahrungswürdige zu finden.
  3. 3.       Gebraucht werden „multifunktionale“ Informationsmanager. Aber die  akademische Lehre kommt nicht hinterher.

GRC

Governance, Risk Management und Compliance gehören gemeinsam betrachtet, auch im Kontext des Records Management. Denn es gibt zu viele Reglarien!

„Was tu ich in welchem Umfang, da ich nicht nicht alles tun kann?“

Jede Firma ist aufgefordert, in Bezug auf Risken und Wirtschaftlichkeit (kann ich mir das leisten?) zu prüfen, welches zuträgliche Mittelmaß implementiert werden soll. Nicht eine Insel der Glückseeligkeit und alles andere nicht, sondern besser eine mittlere Qualität überall.

DOMEA – neu

Der rein natioanle Standard wurde in diesemJahr auf neue Füße gestellt. Herr Kampffmeyer sah aber, dass noch immer einiges krudes Zeugs enthalten sind. Aber zumindest wären die Zertifizierungen vom Tisch. Zu dem neuen DOMEA hatte ich schon mit einem Kollegen wir folgt geschrieben:

DOMEA am Scheideweg: zukunftsweisender Neuanfang oder alter Wein in neuen Schläuchen?

Zertifizierungen

A proppos Zertifizierunge . Solche von RM-Produkten hülfen nicht, denn es müsse  immer die Sicherheit im Kontext einer konkreten Benutzung beim Kunden betrachtet werden. Sprich der Kunde lässt sich sein produktives System in Bezug auf Technik und Organisation auditieren. Zertifizierungen machen Sinn in der Nachschau (Re-vision) und nicht in der Vorschau sind.

Elektronische Akten

Die Präsentationen der Herstellerdrehten sich immer wieder auf die Abbildung der oben genannten, steinzeitlichen Aktenordnungen ein. Die Anwender fordern es so. Aber das für das Suchen können auch virtuell andere Sichten zur Verfügung gestellt werden.

Und das Kollaborative unter den Anwendern ist auch gegeben. Ein Blick in die Akten und Jeder weiß, was der Sachstand ist. Offene Fragen können gleich mit den Kollegen erörtert werdne, die ersichtlich beteiligt waren.

Status Quo

DoD 5015.2 des militärischen Komplexes der USA ist nach wie vor der am weitendsten verbreitete Standard für RM. Und vermutlich wird das auch noch lange so bleiben, wenn man die Wust an Standards betrachtet.

Auf die Fragen wer denn eine explizite RM-Richtlinie im Unternehmen hätte, wer denn Dokumente, speziell die elektronischen nach Ablauf der Aufbewahrungszeit vernichtet, wer den neuen Personalausweis mit eID-Funktion hätte, oder gar eine Signaturkarte, waren so gut wie keine Arme in der Luft.

Es waren also die richtigen Teilnehmer  zur Vorbereitung von RM-Projekten gekommen?

Mein Fazit

Das Thema Records Management scheint mir in Deutschland noch immer sehr stiefmütterlich behandelt zu werden. Irgendwie passiert schon was, aber so richtig durch organisiert noch wenig.

Speziell das Thema Web Content Archivierung, sprich dass auch wichtige Daten auf den  Web-Seiten bewegt werden und zu sichern sind, ist wohl überall noch eine offene Flanke.

Unterm Strich hat sich für mich die Veranstaltung gelohnt. Ich bin wieder up to date🙂

  1. November 28, 2012 um 6:48 pm

    Merci Martin für die schöne Zusammenfassung!
    Die Dokumentation der Vorträge des 6. Records Management Fachtag steht jetzt als Download zur Verfügung.
    Die Handout-Dokumentation als PDF: http://bit.ly/RMFT2012-Doku
    Die einzelnen Vorträge und weiterführende Informationen: http://bit.ly/RMFT2012
    Informationen zu Records Management Standards, Berichte der Records Management Tagungen und weiterführende Informationen auf unserer Sonder-Webseite: http://bit.ly/PCHH-RM
    Die Diskussion zu den Themen des RMFT2012 auf der Competence-Site: http://bit.ly/PCHH-CS-RM
    Der nächste viertägige Kurs zur Erlangung des AIIM Records Management Master findet im ersten Halbjahr 2013 statt. Die Kursbeschreibung: http://bit.ly/PC-ermM
    Der diesjährige Fachtag stand unter dem Motto „Records Management – keep it easy and intuitive“. Der Records Management Fachtag 2013 wird unter dem Motto „Information Governance“ stehen.

    • Dezember 11, 2012 um 11:45 pm

      Hey, Hallo Ulrich Kampffmeyer, wir haben uns mal kennengelernt – ich glaube, zu der Zeit, als ich noch im Fraunhofer-Institut wissenschaftlich tätig war … lang ist’s her, etwa 30 Jahre. Mein Lebensweg hat seit damals völlig eigene Wendungen genommen😉

      Gruß
      Manfred

  2. Dezember 11, 2012 um 10:55 pm

    Hier ist noch ein kompletter Überblick inkl.Details zu den einzelnen Fachvorträgen im DOK. Magazin:

    “Records Management – keep it simple and intuitive”

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