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Über die Gratwanderung zwischen Chaos und Ordnung im Information Management und einen notwendigen kulturellen Wandel #ITBDMS #ECM

Ich war gestern auf der DMSExpo in Stuttgart. Es ist die Hauptmesse der Branche für die Verwaltung unstrukturierter Informationen (Content). Waren es bisher gescannte Dokumente, Office-Dateien, elektronische Fomulare oder E-Mails, so kommen nun auch noch die Web-Seiten selbst hinzu.

Dr. Urlich Kampffmeier, Geschäftsführer der Project Consult

Dr. Urlich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult

In seiner Keynote sprach auch Dr. Ulrich Kampffmeyer den sich vollziehenden kulturellen Wandel an, wie ich ihn in meinem letzten Artikel beleuchtete. Aufgrund der Unmengen an produzierten Daten und den immer schneller werdenden Zyklen an Technologien als auch Geschäftsmodellen ist er der Meinung, dass der Wandel nicht mehr technologisch zu bewältigen sei. Es braucht zunehmend eine Kultur (Culture) des Vertrauens. Seine Argumentationskette dazu möchte ich im Folgenden nachzeichnen.

Ordnen von Steintafeln und Papier

Als wir unsere Geschäftsdokumente noch auf Steintafeln oder Papier schrieben und archivierten, haben wir sie geordnet. Etwas zu ordnen ist rein menschlich, hat es doch was mit Energie sparen zu tun. Denn, was ich immer in gleicher Weise tue, ist energetisch günstiger. So hat sich in der Neuzeit der Bürodreikampf entwickelt: Falten, Lochen, Abheften.

Ordnen elektronisch und Metadatensuche

Und weil wir über lange Jahre unsere Akten in Lagern, Regalen, Aktenordner mit Registern verwaltet haben, hat sich das auch im Dateimanager unserer Betriebssysteme niedergeschlagen. Und in der nächsten Stufe auch in den elektronischen Aktenanwendungen (DMS, eArchive). Letztere mit dem Vorteil von durchsuchbaren Metadaten, verbesserten Zugriffsrechten und Aufbewahrungspflichten.

Google-Suchen und Enterprise Search

Während die ECM-/DM-Systeme noch Suchmasken mit Feldern für die einzelnen Metadaten anboten, ist mit Einzug der Suchmaschienen ein neue Suchkultur eingezogen: Ein Suchfeld reicht aus(?). Ungelöst sieht Herr Kampffmeier noch das Suchen mit Einschluss anderer Sprachen. So würden inzwischen Informationen auf Chinesisch von 40% im Internet ausmachen, aber bisher nicht berücksichtigt.

Ordnen versus Chaos

Es ist offensichtlich, dass das Suchen im ungeordneten Chaos des Internets eine große Unsicherheit birgt: habe ich wirklich alle relevanten Dokumente gefunden? Was, wenn die Suchworte nicht enthalten waren? Anders sieht es aus, wenn mit Taxonomien während der Indexierung gearbeitet wird. Das kostet zwar Mühen beim Speichern im Sinne eines standardisierten Records Management, sorgt aber für eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit, dass später Fremde diese Information wiederfinden.

Compliance Aspekte

Ein professioneller, regeltreuer Umgang mit unseren Geschäftsdaten (Compliance) wird uns aufgrund von über 25.000 Gesetzen und Regeln vorgegeben. Die Forderung zur Einhaltung dieser zunehmenden Anzahl von Regularien soll zur Sicherstellung der Geschäftfähigkeit führen. Reputationsverlust durch festgestellte Korruption kann genauso das Aus eines Geschäfts bedeuten wie ein Ausfall wichtiger Systeme aufgrund zu spät festgestellter Probleme.

Spannungsfelder

In den letzten Jahren hat sich der Wandel in vielen Bereichen exponentiell beschleunigt. Das betrifft die Menge an erzeugten Informationsobjekten, neue Informationstechnologien, neue Regularien als auch neue Geschäftsmodelle.

Die internen IT-Abteilungen kommen kaum noch hinterher, die neuen Anforderungen an die System umzusetzen. Die Frage nach der Kontrolle der Einhaltung von Regularien via IT steht im Spannungsfeld mit der Wirtschaftlichkeit, das Speichern von Informationen über einen langen Zeitraum mit einer Continious Integration und das Nutzen von eigenen mobilen Geräten mit hohen Sicherheitsanforderungen.

Der Konsumer fordert

Herr Kampffmeier sieht eine Consumarization in der IT. Die Welt der mobilen Wisch-Geräte hat mit ihren einfachen Apps eine neue Benutzungskultur geprägt, die nun für sich Forderungen an die Fachanwendungen stellt: schnell mal einführen und einfach zu bedienen sollen sie sein. (siehe auch: Blicke in die ECM-Glaskugel: über den digitalen und damit kulturellen Wandel unserer Cloud-Zeiten)

Technik schafft es nicht mehr allein

Und weil die IT-Abteilungen nicht mehr in der Lage sind, mit den vorhandenen Technologien die Forderungen in der geforderten Zeit zu bewältigen, sieht Herr Kampffmeier die Notwendigkeit des kulturellen Wandels auch im Management.

Vertrauen

Damit kommen wir in den Bereich des Sozialen, der Art und Weise, wie die Menschen im Unternehmen miteinander arbeiten. Weniger Kontrollen einbauen und mehr Freiräume für eigene Entscheidungen werden gebraucht. Es geht um nicht mehr als ein geändertes Selbstverständnis aller Beteiligten. Manager müssen loslassen können, sprich Verantwortung an die Mitarbeiter abgeben. Weniger Kontrollen durch die Systeme und mehr Freiräume durch die Anwender. Sie müssen die System adaptiv selbst anpassen können (Mein Hinweise dazu: Adaptive Case Management).

Crowd

Ein weiterer festgestellter Trend: es werden in Projekten immer mehr Freelancer eingesetzt. Quasi freie Radikale. Es werden also kurzfristige Arbeiten mithilfe der Crowd erledigt. Das ist auch eine Herausforderung an die IT, entsprechend schnell diese Freien mit in die Datennezte einzubinden.

Mein Hinweis dazu war das Coworking. Ein weiteres Wort mit „c“ am Anfang. Es geht hier darum, dass sich immer mehr von diesen Freien zusammenschließen, um gemeinsame Ressourcen wie Büroräume mit Telefonanlage, Netzwerk und Drucker als auch Back-Office Support zu nutzen.

Transparenz

Hat man sich in den 90ern noch über die Datenerhebung während der Volkszählung beschwert, so können diese Daten inzwischen leicht im Netz recherchiert werden. Der Bürger macht sich immer transparenter. „Share and win“ ist im Netz das Motto. Ich gebe von mir Informationen ins Netz, die anderen helfen. Es steht da die Hoffnung, dass man irgendwann von anderer Stelle die gerade notwendige Information erhält. Siehe hier auch die diversen Beurteilungsplattformen. Diese Kultur zieht nun auch in die Firmen ein. Collaboration heißt das Stichwort.

Meine Anmerkung dazu: Die aktuelle Y-Generation, die gerade mit ihrem Studium fertig wird, wird eine solche Kultur erwarten. Firmen, die hier noch nicht mitgezogen haben, werden es zunehmend schwieriger haben, die gut ausgebildeten, hochmotivierten, jungen Leute als neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Freizeit und Arbeit

Dieses Thema hat Herr Kampffmeier noch zum Schluss angesprochen. Durch die Mobilität der Anwendungen ist zu bemerken, dass immer mehr Menschen nicht mehr einen klassischen 8 Stundenblock arbeiten sondern Freizeit und Arbeitszeit verschwimmen lassen.

Meine Anmerkung dazu: Menschen mit einer hohen emotionalen Bindung an das Unternehmen verspüren Spaß bei der Arbeit und hängen sich mehr rein. Nach der letzten Gallup-Studie sind das allerdings noch immer nur 14% der Angestellten. Aber auch Vorsicht: Wer Spaß am Spiel Arbeit hat und deshalb viele unbewusste Überstunden klotzt, läuft leicht Gefahr, sich zu überarbeiten.

Mein Fazit zum Vortrag

Es war ein guter Abriss der Historie des Enterprise Content Managements, kurz ECM, hin zu unserer sich immer schneller drehenden Welt in Richtung Chaos und Komplexität (Complexity) im Information Management und den resultierenden Herausforderung. Diese sind voraussichtlich nur mit einer neuen, flexibleren Ordnung mithilfe mehr eigenverantwortlicher, selbstorganisierender Mitarbeiter zu erreichen, die weniger starre und dafür adaptivere Systeme in die Hand bekommen.

Achso, ein „C“-Wort fehlte noch: Controlling

In dem eingangs von mir erwähnten Artikel Ist eine Transformation unserer Managementmethoden durch das Web zwingend notwendig geworden? gehe ich auf die Empfehlung des ehemaligen Controller und heutige Unternehmensberater Niels Pfläging ein, auf umfangreiche Planungen zu verzichten. Es käme aufgrund der heutigen Schnelllebigkeit in unserer Geschäftswelt doch immer anders als man dachte. Und da lässt ssich dann die nicht unbeträchtliche Zeit für die Panung besser einsparen.

Noch Wichtigese zum Wissensmanagement

Wissen ist Macht (Sir Francis Bacon)

Diese Tatsache verleitet so Manchen zur Stärkung der eigenen Macht über Andere, wichtiges Wissen zurückzuhalten. Das ist Teil einer Manipulationsstrategie. Es ist leicht vorstellbar, welches Potential in einem Team nicht gehoben wird. Daher plädiere ich  auch deswegen für eine Kultur der Kooperation auch in Unternehmen zum Erfolg desselben. In einer Konkurrenzkultur wird nur unnötig Kraft und Zeit verpulvert.

Der Kluge lernt aus allem und jedem, der Normale aus seiner Erfahrung und der Dumme weiß schon alles besser. (Sokrates)

Zumindest in der Physik lernte der Student noch zu meinen Zeiten eingangs, dass Alles, was er nun lernen wird, auf Modellen beruht, die nur Meinungen auf Basis der aktuellen Erkenntnisse sind. Werden neue Kenntnisse gewonnen, müssen die Modelle angepasst oder ersetzt werden. Dieses Sokratische Denken findet sich übrigens auch in der Occupy Bewegung wieder: höre dir respektvoll an, was die Meinung und die dahinter stehende Motivation des Anderen ist, um ihn besser zu verstehen. Siehe auch gewaltfreie Kommunikation.

Letzter Nachsatz: dieses ist der 400ste Artikel hier. Ich danke allen Mitgestaltern dieses Blogs für mehr Menschlichkeit!

Nachtrag vom 24.10.2012: und das Video gibt es nun auch

  1. Oktober 24, 2012 um 9:18 am

    Herr Kampffmeier sprach vom Wandel, der wahrnehmbar ist. Auf Facebook kam noch just in dem Augenblick der Artikelveröffentlichung noch eine berührende Bemerkung von Robert Betz dazu:

    Die treibende und tragende Kraft dieser großen Transformation ist die Liebe, die unsere Natur, unsere Mutter ist. Aus ihr sind wir geboren. Die Liebe ist der Transformator, sie ist die größte Kraft im Himmel und auf Erden und sie schießt jetzt wie Meteor durch die Herzen der Menschen, die sich ihr öffnen.

    Sie zieht dich jedoch nicht wie eine Marionette aus dem selbst erschaffenen Leid und Mangel heraus. Aber sie rüttelt und schüttelt dich jetzt und fragt dich: „Bist du jetzt bereit, dich wieder an mich, an deine Liebesnatur, zu erinnern. Bist du bereit, aus dem wütenden und andere anklagenden und verurteilenden Opfer-Bewusstsein auszusteigen und deine Schöpfer-Verantwortung zu übernehmen?“

    Wie lange willst du noch das verletzte wütende, ängstliche und traurige Kind in dir ignorieren, das auf dich, die Frau/den Mann wartet, damit du es innerlich in den Arm nimmst, seine Gefühle durch deine Liebe wandelst und es in dein Herz nimmst?.

    Nicht der sich empörende WUT-Bürger wird Frieden in diese Welt bringen, sondern der liebende, sich im Herzen mit Anderen verbindende, verstehende und vergebende MUT-Bürger. Du hast die Wahl: weiter Opfer (= unbewusster Schöpfer) spielen oder bewusster, liebender Schöpfer und Gestalter unserer Lebenswirklichkeit sein?

  2. Oktober 24, 2012 um 4:40 pm

    Dann denken wir das mal einen Schritt weiter:

    Zukunftsvionen: Die analoge Welt ist nur die halbe Realität

    Oder noch einen und begeben uns in das Reich der transhumanistischen Bewegung, der Technisierung der Biologie.
    Wohin soll diese Datenflut noch führen ? Droht im Rahmen dieser gigantischen FLUT ein weiterer Turmbau zu Babel mitsamt der Konsequenzen ?

    Und wohin mit all dem Wissen, welches noch nicht digitalisiert wurde:

    Sie müssen wissen, wir vermissen Wissen

  3. Oktober 24, 2012 um 5:23 pm

    Prof. Dueck hat sich nochmals passend zum Thema des Dialogs als notwendige Methode zur kooperativen Lösungsfindung geäußert:

    Dialoge dienen dem Zweck, einer Wahrheit, einem gemeinsamen Verständnis oder dem besseren Erkennen des jeweils anderen vertiefend näherzukommen. Wertungen, Kulturverständnisse, Gefühle, latente Grundannahmen aller Seiten werden intensiv betrachtet. Solche Dialoge, wenn sie „gelingen“, werden „fruchtbar“ genannt.

    gefunden in: über Großgeistigkeit, Dialoge, Stellungen und Positionen

    Was er aber in den Medien, speziell den Talkshows, aber auch andernorts in der Politik aber auch in den Unternehmen sieht, ist er Krieg. Da verschleißt man sich in Konkurrenz, anstatt gemeinsam etwas zu bewegen.

  4. Oktober 24, 2012 um 8:06 pm

    Gunnar Sohn, Diplom-Volkswirt und Blogger, ergänzt zu einer Session-Kommentar von Spiegel-Kolumnist Sascha Lobo zum Thema Schnelligkeit des Wandels durch das Internet:

    Sascha Lobo: „Und das in einem Land, in dem Medien noch zwanzig Jahre nach ihrer Einführung als ‚Neue Medien‘ bezeichnet werden. In einem Land, in dem Start-ups so lange misstrauisch beäugt werden, bis sich genau deshalb das Misstrauen rückwirkend als berechtigt erweist. In einem Land, in dem das Neue erst dann akzeptiert wird, wenn es sich ein paar Jahre bewährt hat. Schon ein falscher Schritt eines solchen prozessualen Umbauunternehmens – wie es Facebook schon heute ist – reicht aus, damit die digitale Dauerdisruption das tut, was sie am liebsten macht: disruptieren, zerreißen, zernichten. Damit aus den gefallenen Kurzzeitkonzernen der Humus entsteht, auf dem Schumpeter seine nächsten Pflänzchen ziehen kann.“

    Gunnar Sohn: „Wie gehen nun die Arbeitskräfte von morgen mit dieser Unkalkulierbarkeit um? In den Hochschulen bekommen die liebwertesten Gichtlinge des akademischen Betriebes leider eine andere Welt geboten. Gefragt sind heute Selbstorganisation statt Hierarchie, Möglichkeitsräume statt pseudoexakter Planungen, Fehlerfreundlichkeit statt Standardisierung. Kein Befehl und Gehorsam, sondern Abschaffung der Ziegelstein-Diktatur in den Organisationen von Wirtschaft und Staat. Und was für ein Nachwuchspersonal kommt von den Universitäten im Geiste von Bologna? Akademische Automaten.“

    gefunden in: Blogger Camp: Plädoyer für eine disruptive Sit-in-Bewegung #bc

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